Entendiendo la Gerencia de Proyectos como la aplicación de conocimientos, destrezas, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para el logro de los requerimientos del mismo, se debe tener en cuenta una serie de requisitos para su elaboración:
Identificar los problemas o ideas que demanden una atención directa
Asignar a un funcionario la responsabilidad del proyecto
Programar las actividades especificando: responsable, fecha de inicio y finalización
Instruir a los responsables de las actividades a colaborar con el responsable del proyecto
Delegar autoridad al responsable del proyecto, para que dentro de los límites conferidos decida y solucione problemas
Evaluar periódicamente el avance y los resultados, de acuerdo a la programación
Estos requisitos se preven en virtud de que en la Gerencia de Proyectos se pueden presentar inconvenientes tales como:
Ambigüedad en los objetivos
Problemas de comunicación Planificación insuficiente
Falta de compromiso del equipo y/o de la dirección
Conflictos entre los departamentos
Control inadecuado o inexistente
Problemas técnicos o imprevistos
Cambios "anárquicos"
Recursos insuficientes
Presupuestos demasiado optimistas
Secuencia inapropiada de actividades
Pero no se pueden dejar de lado las innumerables ventajas que tiene la Gerencia de Proyectos:
Contribuye al cumplimiento de los Planes y Programas de Desarrollo.
Racionaliza el uso de los recursos disponibles en función de proyectos prioritarios.
Asigna los recursos presupuestarios en base a solicitudes de inversión apoyadas en proyectos.
Da respuesta a problemas específicos.
Induce a la convergencia de los recursos públicos, privados y comunitarios en la solución de problemas locales.
Facilita la coordinación interinstitucional, evitando la dispersión de esfuerzos.
Orienta la toma de decisiones en función del cumplimiento de la misión institucional
Facilita la implementación de mecanismos de seguimiento, evaluación y control.
Permite medir los impactos generados en términos de inversión y rentabilidad social.
Cada institución, organismo es libre de tener sus propias exigencias al momento de solicitar un proyecto, sin embargo debe tener en cuenta todos los aspectos antes citados y respetar unos criterios básicos para considerar que un proyecto sea acertado:
Respetar los plazos
Respetar el presupuesto
Respetar la calidad
Buscar la satisfacción del cliente o usuario
Incentivar el desarrollo organizacional
Todo proyecto sigue una serie de etapas, fases o momentos:
Autodiagnóstico
Viabilidad IDENTIFICACION
Factibilidad
Formulación-diseño- programación
Negociación PLANIFICACION
Ejecución
Seguimiento EJECUCION
Control
Evaluación
Cierre EVALUACION
Las características técnicas para realizar cada uno de los pasos
El modelo propuesto en la asignatura se puede observar que toma en cuenta estos planteamientos y utiliza como herramienta para su planificación El Enfoque Sistémico y el Marco Lógico. El Proyecto Sistémico es un conjunto de elementos (personas, departamentos, técnicas) interrelacionadas, transformándose en un ambiente dinámico ( transformaciones organizacionales, políticas y técnicas) para alcanzar un objetivo predeterminado (utilidades, servicios, crecimiento) dentro de los límites de calidad, tiempo y presupuesto.
Y el marco lógico plantea:
Objetivo general
Objetivo específico
Resultados
Insumos
Indicadores
Factores externos
